PosKaltim.id Informatif dan Mencerdaskan
Poskaltim.id, Samarinda — Tim dosen Politeknik Negeri Samarinda (Polnes) melaksanakan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat melalui penerapan aplikasi berbasis Visual Basic for Applications (VBA) Microsoft Excel untuk mendukung digitalisasi layanan administrasi dan pengelolaan persediaan obat di Apotek Loa Janan, Samarinda.
Kegiatan ini bertujuan membantu mitra meningkatkan ketertiban pencatatan administrasi, mempermudah pemantauan stok, serta mendukung pengelolaan persediaan obat secara lebih efektif dan terstruktur.
Kegiatan yang dilaksanakan pada 2 Oktober 2026 ini dilatarbelakangi oleh kebutuhan Apotek Loa Janan terhadap sistem pencatatan dan pengelolaan persediaan yang lebih terintegrasi. Sebelumnya, proses administrasi dan pencatatan stok masih menghadapi tantangan, seperti data yang belum sepenuhnya terstandarisasi, kesulitan menelusuri riwayat transaksi, serta pemantauan stok minimum dan obat yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
Ketua tim pengabdian Rusliansyah, S.ST., M.M dan anggota tim dosen Jurusan Administrasi Bisnis Program studi Manajemen Pemasaran Armini Ningsih, S.E., M.M. serta Sarwo Eddy Wibowo, M.M.
Ketua tim pengabdian Rusliansyah menjelaskan penerapan teknologi sederhana yang sesuai dengan kebutuhan mitra menjadi salah satu pendekatan untuk mendorong transformasi digital pada usaha skala kecil dan menengah.
“Melalui aplikasi ini, kami berharap proses administrasi dan pengelolaan persediaan obat dapat dilakukan secara lebih tertib, mudah ditelusuri, dan efisien. Hal yang tidak kalah penting adalah memastikan pihak mitra mampu mengoperasikan dan melanjutkan penggunaan aplikasi secara mandiri,” ujarnya.
Ditambahkan Rusliansyah, sebagai Solusi dari kendala yang dihadapi ini, tim pengabdian mengembangkan dan menerapkan aplikasi berbasis VBA Excel dalam format macro-enabled workbook (.xlsm).
“Aplikasi ini dilengkapi sejumlah fitur, antara lain pengelolaan master data obat, pencatatan obat masuk dan keluar, kartu stok, stok opname, peringatan stok minimum, pemantauan obat mendekati kedaluwarsa, dashboard, serta penyusunan laporan persediaan,” jelasnya.
Pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui beberapa tahapan, meliputi identifikasi kebutuhan mitra, pemetaan proses administrasi, pengembangan dan pengujian aplikasi, penataan data awal, pelatihan operator, pendampingan penggunaan, serta monitoring dan evaluasi. Pendekatan partisipatif diterapkan dengan melibatkan pemilik, pengelola, dan operator Apotek Loa Janan dalam proses penerapan aplikasi.
Selain menghasilkan purwarupa aplikasi, kegiatan ini juga diarahkan pada peningkatan kapasitas sumber daya manusia mitra. Operator mendapatkan pelatihan dan pendampingan terkait penginputan transaksi, pemantauan persediaan, penggunaan fitur peringatan, penyusunan laporan, serta pencadangan data (backup).
Pemilik dan pengelola Apotek Loa Janan, menyampaikan ucapan terima kasih atas penggunaan aplikasi berbasis VBA Excel dalam format macro-enabled workbook ini sehingga memudahkan dalam pelayanan penjualan.
Melalui kegiatan ini, tim pengabdian berharap penerapan aplikasi VBA Excel dapat menjadi langkah awal digitalisasi administrasi dan persediaan obat yang berkelanjutan. Aplikasi tersebut berfungsi sebagai alat bantu pencatatan dan pengendalian administrasi persediaan, bukan sebagai pengganti kewenangan maupun keputusan profesional tenaga kefarmasian.
Ke depan, keberlanjutan program akan didukung melalui penyediaan panduan penggunaan, standar operasional prosedur (SOP), mekanisme pencadangan data, serta evaluasi berkala bersama mitra. Kegiatan ini sekaligus menjadi bentuk kontribusi perguruan tinggi dalam menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan dunia usaha.(yul/adv)
