PosKaltim.id Informatif dan Mencerdaskan
Poskaltim.id, Samarinda – Untuk menata arsip daerah, Pemerintah Kota (Pemkot) Samarinda mengambil langkah strategis dengan mengombinasikan solusi fisik dan digital. Selain memiliki sistem kearsipan digital bernama Srikandi, Pemkot kini berencana membangun Depo Arsip fisik berstandar tinggi. Sinergi ini akan diperkuat dengan aplikasi baru bernama SILAYAR, yang juga akan mengakomodir arsip milik masyarakat.
Rencana pembangunan ini dipresentasikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Samarinda kepada Wali Kota, Andi Harun, pada Kamis (4/9). Depo Arsip ini dirancang sesuai standar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk melindungi arsip-arsip penting dari kerusakan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Samarinda, Erham Yusuf, menjelaskan bahwa Depo ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip fisik, sementara arsip baru sudah tersimpan secara digital.
“Jadi Depo ini dibangun sebenarnya untuk menyimpan atau melindungi arsip-arsip lama milik Pemkot. Sedangkan arsip yang ada saat ini sebenarnya sudah tersimpan dalam sistem kearsipan dalam bentuk digital namanya Srikandi,”tuturnya.
Wali Kota Andi Harun memberikan beberapa saran teknis untuk memastikan pembangunan berjalan optimal, termasuk memilih lokasi yang tidak rawan banjir dan membangun struktur yang kuat untuk menahan beban arsip. Ia juga menekankan pentingnya ruang karantina untuk arsip sebelum disimpan secara permanen.
“Seperti struktur bangunan yang kuat dan kokoh untuk menahan beban arsip dan dokumen yang disimpan, maka saya minta konsultan untuk mempertimbangkan bahan bangunan seperti bahan yang tepat supaya tidak cepat keropos, Desain denah ruangan yang tepat untuk pemisahan antara ruang arsip dan ruang kantor demi menghindari terkontaminasi, lalu ruang karantina arsip sebelum terdokumentasi rapi digedung Depo,”saran Wali Kota.
Terpenting sambung Andi Harun lokasi Depo Arsip atau gedung penyimpanan arsip harus pada lokasi yang tidak rawan banjir untuk mencegah kerusakan fisik pada dokumen dalam menjaga keberlangsungan informasi yang terkandung di dalamnya, terutama untuk arsip penting pemerintahan.
“Intinya Depo arsip ini dirancang sesuai dengan standar ANRI sesuai penjelasan dari kepala dinas perpustakaan tadi,”tuturnya.
Dalam kesempatan itu juga diperkenalkan aplikasi SILAYAR yang merupakan bagian dari program digitalisasi transformasi tata kelola arsip yang nantinya kedepan bisa dimanfaatkan dalam mengakomodir arsip masyarakat yang sifatnya perseorangan selain arsip perangkat daerah di lingkungan Pemkot.
Perlu diketahui, Depo Arsip yang dipresentasikan ini merupakan struktur gedung lima lantai dengan luas bangunan sebesar 1.647 m2 yang direncana berlokasi tak jauh dari bangunan kantor perpustakaan dan arsip kota Samarinda di jalan Kesuma Bangsa. (FER/ARY/KMF-SMR)
